Jak ma wyglądać umowa z firmą remontową?

Porady dla klienta / Umowa remontowa

Umowa na wykończenie mieszkania nie powinna być dokumentem wyciąganym z szuflady dopiero wtedy, gdy pojawia się konflikt. Jej najważniejszym zadaniem jest uporządkowanie współpracy, zanim wykonawca rozpocznie prace.

Dobra umowa określa zakres, wynagrodzenie, terminy, obowiązki obu stron i sposób rozliczania zmian. Nie powinna dawać jednej stronie pełnej swobody, a całego ryzyka przerzucać na drugą.

Umowa nie zastępuje dokładnych ustaleń

Podczas jednego ze spotkań dotyczących wykończenia mieszkania otrzymaliśmy informację, że wzór umowy jest narzucony z góry i nie przewiduje się rozmowy o jego zapisach.

Jednocześnie część zakresu prac nie została jeszcze ustalona. Nie było wiadomo, czy wykonawca będzie realizował niektóre dodatkowe roboty, ale oczekiwano, że wszystkie zmieszczą się w ustalonej wcześniej cenie.

Problemem nie było samo przedstawienie gotowego wzoru. Wiele firm korzysta ze stałych umów, ponieważ ułatwia to organizację kolejnych realizacji. Problem pojawia się wtedy, gdy dokument nie odpowiada rzeczywistemu zakresowi, a jednej ze stron nie wolno nawet zapytać o jego znaczenie lub zaproponować zmiany.

Umowa nie naprawi niejasnych ustaleń. Jeżeli przed podpisaniem dokumentu nie wiadomo, co dokładnie ma zostać wykonane, później każda strona może inaczej rozumieć swoje obowiązki.

Zakres prac jest podstawą całej umowy

Najważniejszym elementem umowy na wykończenie mieszkania jest opis tego, co firma ma faktycznie wykonać.

Ogólne określenie „kompleksowe wykończenie mieszkania” może być rozumiane na wiele sposobów. Dla jednej osoby oznacza przygotowanie ścian, malowanie, łazienkę, podłogi i drzwi. Dla innej obejmuje również zmiany elektryczne, zabudowy meblowe, oświetlenie, transport materiałów i montaż całego wyposażenia.

Im bardziej ogólny zakres, tym większe ryzyko późniejszego sporu.

W opisie prac warto rozdzielić poszczególne grupy:

• łazienkę,
• przygotowanie ścian i sufitów,
• gładzie,
• malowanie,
• instalację elektryczną,
• instalację wodno-kanalizacyjną,
• sufity podwieszane i zabudowy gipsowo-kartonowe,
• podłogi,
• drzwi,
• biały montaż,
• prace dodatkowe,
• zabezpieczenie mieszkania,
• dostawy oraz wniesienie materiałów.

Jeżeli szczegółowy zakres znajduje się w kosztorysie, projekcie lub osobnym załączniku, umowa powinna jasno wskazywać ten dokument. Klient i wykonawca muszą pracować na tej samej wersji ustaleń.

Cena musi odpowiadać konkretnemu zakresowi

Stała cena daje klientowi poczucie bezpieczeństwa, ale może dotyczyć tylko prac, które zostały wcześniej określone.

Nie można najpierw pozostawić otwartego zakresu, a później oczekiwać, że każda nowa decyzja automatycznie zmieści się w pierwotnym wynagrodzeniu. Taki układ nie usuwa ryzyka. Przerzuca je na wykonawcę.

Firma może wtedy od razu podnieść cenę, aby zabezpieczyć się przed niewiadomymi. Może również zgodzić się na nierealną kwotę, a podczas realizacji próbować odzyskać różnicę poprzez dopłaty albo ograniczanie prac.

Żaden z tych wariantów nie jest korzystny dla klienta.

Przy wynagrodzeniu warto wyraźnie ustalić:

• czy podana kwota jest netto czy brutto,
• czy obejmuje materiały,
• które materiały kupuje wykonawca,
• które materiały zapewnia klient,
• czy wycena obejmuje transport i wniesienie,
• jakie prace nie zostały uwzględnione,
• kiedy i na jakiej podstawie cena może się zmienić,
• w jaki sposób będą potwierdzane prace dodatkowe.

Prace dodatkowe trzeba uzgodnić przed ich wykonaniem

Podczas wykończenia mieszkania mogą pojawić się zmiany. Klient wybiera inne wyposażenie, zmienia układ punktów elektrycznych albo decyduje się na dodatkową zabudowę. Czasami dopiero po rozpoczęciu robót widoczny staje się rzeczywisty stan podłoża.

Samo pojawienie się pracy dodatkowej nie oznacza, że współpraca została źle przygotowana. Najważniejsze jest to, w jaki sposób strony podejmują decyzję.

Wykonawca powinien przed rozpoczęciem dodatkowego zakresu poinformować klienta o wpływie zmiany na cenę oraz termin. Klient powinien natomiast zdecydować, czy akceptuje nowe warunki.

Uzgodnienia mogą być potwierdzane w sposób określony w umowie, na przykład wiadomością mailową, aneksem albo podpisanym zestawieniem. Najważniejsze, aby obie strony posiadały czytelne potwierdzenie tej samej decyzji.

Terminu nie można oderwać od obowiązków klienta

W umowie często skupiamy się na terminie rozpoczęcia i zakończenia prac. Samo wpisanie dwóch dat nie wystarczy jednak do zabezpieczenia realizacji.

Wykonawca może rozpocząć pracę zgodnie z planem tylko wtedy, gdy mieszkanie zostanie udostępnione, projekt będzie gotowy, a potrzebne materiały i decyzje pojawią się na czas.

Jeżeli klient zmienia projekt, opóźnia wybór wyposażenia albo nie dostarcza elementów potrzebnych do dalszych robót, wpływa to na kolejność i termin realizacji.

Dlatego warto ustalić:

• kiedy mieszkanie zostanie przekazane wykonawcy,
• kiedy muszą być gotowe projekty,
• kto zamawia poszczególne materiały,
• kiedy materiały mają znaleźć się na budowie,
• kto podejmuje decyzje podczas realizacji,
• jak szybko strony powinny odpowiadać na pytania,
• w jaki sposób zmiany wpływają na harmonogram,
• co się dzieje w przypadku opóźnienia dostaw lub innych ekip.

Termin jest wspólnym zobowiązaniem organizacyjnym. Firma odpowiada za swoje prace i zespół. Klient odpowiada za decyzje, dostęp do mieszkania i elementy, które zgodnie z ustaleniami znajdują się po jego stronie.

Rozliczenie etapowe porządkuje współpracę

Przy większym zakresie prac dzielenie całego wynagrodzenia na etapy jest czytelniejsze niż jedna płatność obejmująca całą realizację.

Każdy etap powinien być powiązany z konkretnym zakresem. Klient widzi, za co płaci, a wykonawca otrzymuje wynagrodzenie za wykonaną część prac.

W Biznes w Budowie nie pobieramy zaliczek na robociznę. Rozliczamy ją po wykonaniu ustalonych etapów, zgodnie z zapisami umowy.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie możliwe koszty powinny być finansowane przez wykonawcę. Zakup materiałów, zamówienia specjalne i dostawy trzeba omówić oddzielnie. Klient od początku powinien wiedzieć, które płatności dotyczą robocizny, a które materiałów lub usług zewnętrznych.

Obowiązki muszą działać w obie strony

Jednostronna umowa nie zawsze jest dokumentem, który chroni wyłącznie wykonawcę. Zdarzają się również wzory przygotowane tak, aby praktycznie całe ryzyko przenieść na firmę remontową.

W jednym przypadku klient może zostać obciążony obowiązkiem zapłaty, mimo że zakres nie został wykonany zgodnie z ustaleniami. W innym wykonawca może odpowiadać za opóźnienia wynikające z braku projektu, niedostarczonych materiałów albo zmian wprowadzonych przez inwestora.

Dobra umowa powinna określać obowiązki i konsekwencje po obu stronach. Nie chodzi o stworzenie dokumentu pełnego kar. Chodzi o ustalenie, kto odpowiada za poszczególne decyzje i działania.

Po stronie wykonawcy mogą znaleźć się między innymi obowiązki dotyczące:

• wykonania ustalonego zakresu,
• organizacji własnego zespołu,
• zabezpieczenia mieszkania,
• informowania o problemach,
• zgłaszania prac dodatkowych,
• dbania o materiały przekazane przez klienta,
• dokumentowania kolejnych etapów.

Po stronie klienta mogą znaleźć się obowiązki dotyczące:

• przekazania mieszkania,
• dostarczenia projektu,
• terminowego podejmowania decyzji,
• zapewnienia uzgodnionych materiałów,
• odbierania wykonanych etapów,
• regulowania ustalonych płatności,
• informowania o zmianach.

Umowa powinna określać sposób odbioru prac

Zakończenie etapu nie powinno być pojęciem uznaniowym. Warto wcześniej ustalić, kiedy wykonawca zgłasza prace do odbioru i w jaki sposób klient przekazuje swoje uwagi.

Jeżeli podczas odbioru zostaną zauważone elementy wymagające poprawy, trzeba je konkretnie opisać. Samo stwierdzenie, że coś się nie podoba, nie pomaga w rozwiązaniu problemu. Podobnie wykonawca nie powinien ignorować precyzyjnie zgłoszonych uwag.

Czytelny sposób odbioru pozwala oddzielić faktyczne usterki od zmian koncepcji wprowadzonych już po wykonaniu prac.

Czy można zadawać pytania do wzoru umowy?

Przedstawienie przez firmę gotowego wzoru umowy jest normalną praktyką. Dzięki temu kolejne realizacje są prowadzone według podobnych zasad.

Nie oznacza to jednak, że klient powinien podpisać dokument bez przeczytania albo że wykonawca nie może zadawać pytań do wzoru przedstawionego przez inwestora.

Jeżeli któryś zapis jest niejasny, należy poprosić o jego wyjaśnienie. Jeżeli nie odpowiada rzeczywistym ustaleniom, warto zaproponować jego zmianę przed podpisaniem dokumentu.

Negocjowanie konkretnego punktu nie musi oznaczać braku zaufania. Często jest dowodem na to, że obie strony poważnie podchodzą do planowanej współpracy.

W przypadku poważnych wątpliwości lub umowy dotyczącej wysokiej wartości warto skonsultować dokument z prawnikiem. Artykuł opisuje praktykę organizowania współpracy i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.

Sygnały ostrzegawcze przed podpisaniem umowy

Klient powinien zachować ostrożność, jeżeli wykonawca:

• nie chce zawrzeć pisemnej umowy,
• unika dokładnego opisania zakresu,
• nie wyjaśnia sposobu rozliczania prac dodatkowych,
• oczekuje dużej wpłaty bez jasnego rozliczenia,
• nie chce wskazać terminów ani etapów,
• proponuje inne ustalenia ustnie, a inne wpisuje do dokumentu,
• naciska na natychmiastowe podpisanie umowy.

Wykonawca również powinien uważać, jeżeli klient:

• oczekuje zamkniętej ceny przy otwartym zakresie,
• nie chce potwierdzać zmian,
• zakłada, że każda nowa praca mieści się w pierwotnej kwocie,
• nie określa, kto dostarcza materiały,
• wymaga odpowiedzialności za działania innych ekip,
• nie dopuszcza żadnej rozmowy o treści umowy.

Takie sygnały nie zawsze oznaczają, że trzeba natychmiast zakończyć rozmowy. Pokazują jednak, które kwestie wymagają dokładnego wyjaśnienia przed rozpoczęciem prac.

Co sprawdzić przed złożeniem podpisu?

1. Czy zakres prac został dokładnie opisany?
2. Czy umowa wskazuje wszystkie istotne załączniki?
3. Czy wiadomo, które materiały zapewnia klient, a które wykonawca?
4. Czy podana kwota jest netto czy brutto?
5. Jak wygląda podział płatności?
6. Jak będą zatwierdzane prace dodatkowe?
7. Co może wpłynąć na zmianę terminu?
8. Jakie obowiązki ma wykonawca?
9. Jakie obowiązki ma klient?
10. W jaki sposób będą odbierane kolejne etapy?
11. Czy treść umowy zgadza się z wcześniejszymi ustaleniami?
12. Czy wszystkie niejasne zapisy zostały wyjaśnione?

Dobra umowa pomaga zakończyć remont bez konfliktu

Celem umowy nie jest przewidzenie każdego problemu, jaki może wydarzyć się podczas wykończenia mieszkania. Nie da się opisać wszystkich możliwych sytuacji.

Można jednak ustalić podstawowe zasady: zakres, wynagrodzenie, terminy, płatności, obowiązki, zmiany i odbiory. Dzięki temu strony nie muszą za każdym razem wracać do zupełnie innych wspomnień z pierwszego spotkania.

Umowa nie powinna być narzędziem do uzyskania przewagi nad klientem ani wykonawcą. Powinna stworzyć ramy współpracy, w których obie strony wiedzą, czego mogą od siebie oczekiwać.